Ürün Takip Sistemi Nasıl Kullanılır?

Piyasaya kozmetik ürün mü çıkarıyorsunuz? Bu ürünleri piyasaya arz etmeden önce neler yapmanız lazım? Ürün Takip Sistemi nedir? Nasıl işler? İşte bütün bu soruların cevaplarını sadece sizlere yardımcı olmak için yazıyoruz.

Her şeyden önce Ürün Takip Sistemi ve Elektronik Bilgi Sistemi üzerinden eş zamanlı olarak firma kaydı oluşturulmalı, e-imzalar temin edilmeli ve Sağlık Bakanlığı onayıyla artık bu sistemler üzerinden işlemlerimizin aktif duruma gelmesi sağlanmalıdır. Daha sonra mı? İşte bu noktada Eğitim ve Danışmanlık Hizmeti veren ve Kozmetik Ürünlerinizin tüm yasal uygulama basamaklarını adım adım çıkmasına yardımcı olan Pimgrup ailesi olarak devreye Sorumlu Teknik Eleman Hizmetimiz giriyor.

ÜTS ‘de piyasaya arz etmek istediğiniz ürünlerinizin Sağlık Bakanlığı’na başvuru işlemi
EBS’ de ise bu başvuru işleminin bildiriminin tamamlanması işlemi yapılır. Peki ÜTS’ de
kozmetik ürün başvurusu yapabilmek için nelere ihtiyacımız var? Şimdi sırayla ihtiyacımız olan argümanları ve bu basamakları inceleyelim;

Ürün Takip Sistemi ve Kozmetik Formülasyon İşlemleri

Elbette piyasaya bir ürün çıkarıyorsak, her şeyden önce bu ürünü oluşturan bir
formülümüz vardır değil mi? Ürünü piyasaya arz eden firmadan ya da tedarikçisinden ürünümüze ait içerik listesini temin ediyoruz ve başvuru işlemimizin ilk basamağına başlıyoruz.

Ürün Takip Sisteminde ana menüden Kozmetik Ürün basamağından Kozmetik
Formülasyon İşlemleri seçilir ve Formülasyon Listeleme ekranı görüntülenir. Daha sonra
ekranda yer alan Kozmetik Formülasyon Ekle düğmesine tıklanır ve Kozmetik Formülasyon Ekle Penceresi görüntülenir.

Kozmetik Formülasyon Ekle Penceresi’nde formülasyon bilgileri ile formülde yer alan
bileşen bilgilerinin girildiği sekmeler vardır. Sırayla önce formülasyon bilgileri kısmında
Tanımlayıcı Adı alanında formülü hatırlamak adına bir isim yazılır, bu kısım sadece sistemi
kullanan kişi tarafından görüldüğü için size ürünü hatırlatan bir kod şeklinde bile olabilir, daha sonra formülde yer alan bileşeni eklemek için Bileşen Seç düğmesine tıklanır ve firmadan ya da tedarikçiden temin ettiğimiz formülasyon listemizden sırayla bileşen aratma ekranında sorgulanıp havuz bileşen içinden formülasyonumuzla aynı CAS ve EC numarasına sahip bileşen bulup seçilir ve bir önceki bileşen ekleme ekranına yönlendirilir her eklediğimiz bileşen için alt ve üst değerleri % olarak belirtilir.

Bileşenlerin üst değer alanları toplamı %100’e eşit ya da %100’den büyük olmalıdır.

Her bir bileşen tek tek seçilip alt ve üst değerleri % olarak belirtilir,

Bütün formülasyon girildikten sonra kaydederek girdiğimiz isimle ürünümüzün formülasyonunu  sisteme başarıyla yüklemiş oluyoruz.

Geliyoruz şimdi ikinci basamağımıza; peki hali hazırda formülü bulunan ve piyasaya arz
etmek için beklediğimiz bu ürün için bir ambalaj, bir kutu , bir görsel çalışmamız yok mu? Tabi ki var. Bunu neden soruyorum biliyor musunuz? İşte bu basamağımızda tam olarak ihtiyacımız olan şeyler de bunlar çünkü.

Ürün Takip Sistemi ve Kozmetik Ürün İşlemleri

Kozmetik Ürün İşlemleri de Kozmetik Ürün basamağından Kozmetik Ürün İşlemleri
sekmesi seçilerek çıkan ekranda daha önce sisteme eklenen, incelemeye gönderilen ürünler görüntülenebilir. Yeni bir ürün eklemek için Kozmetik Ürün Ekle düğmesine tıklanır ve Kozmetik Ürün Ekle Penceresi görüntülenir. Sırayla sistemin bizi yönlendirdiği doğrultuda adım adım ilerliyoruz.

Kozmetik Ürün Ekle Penceresi; Ürün Bilgileri, Formülasyon Bilgileri ve Beyan
Bilgilerinin bulunduğu bir penceredir.

Ürün Bilgileri Kısmında; ürüne ait barkod numarası, marka, piyasaya arz ismi, ambalaj
boyutu, ürünün cinsi-fonksiyonu, ürün adı listesi ki bu kısım eklenecek kozmetik ürünün birden fazla dilde ad bilgisi varsa bu bilgi Ürün Adı Ekle /Çıkar düğmesi kullanılarak sisteme eklenir. Kozmetik ürünün işlev kodunu seçmek için Ürün İşlev Kodu Seç düğmesine tıklanır ve ürünün temel işlevini belirtecek işlev kodu seçilir.

Formülasyon Bilgileri Kısmında; Formülasyon Seç düğmesi tıklanır ve ilk basamakta
oluşturduğumuz formülasyon anımsatıcı adıyla aratılıp seçilir.

Beyan Bilgileri Kısmında; sistemin bize Evet/Hayır diye cevaplamamızı istediği birkaç
adımı da uygunca giriş yaptıktan sonra Ürüne ait üretim yerleri;

Üretim Yeri Ekle düğmesi aracılığıyla eklenir. Üretim yerlerine ait adres ve ülke bilgilerinin yanı sıra ilgili üretim yerinin fason üreticiye ait olup olmadığı da bilgi amaçlı belirtilir.

Ürün Bilgi Dosyasının (Türkiye’de) Bulunduğu Adres alanına ürün bilgi dosyasının fiziksel
olarak bulunduğu adres bilgisi belirtilir. Firma / Kurum Adresi ile Doldur düğmesi kullanılarak firmanın MERSİS’te kayıtlı adresi otomatik olarak çekilir, istenildiği takdirde adres üzerinde değişiklik yapılabilir.

Ürünümüze ait etiket ambalaj bilgileri de gerekli yerlere yüklendikten sonra kaydediyoruz.

Aynı zamanda Sistem üzerinden gönderilmeyen kozmetik ürünler silinebilir veya
güncellenebilir, bir hata yapıldığında ya da bir güncelleme olduğunda başvuru tamamlanmadığı taktirde ürünümüzde değişiklik istiyorsak güncellemek için Barkod Numarası’na tıklarız, ve çıkan Kozmetik Ürün Detayı Penceresi’nden güncelle diyerek eklemek ya da değiştirmek istediğimiz her ne ise işlemimizi yapabiliriz.

Kozmetik Ürün İşlemleri menüsü aracılığıyla kozmetik ürün setleri de eklenebilmektedir.
Kozmetik Ürünlerimi Listele Ekranı‘nda yer alan Kozmetik Ürün Seti Ekle düğmesine
tıklanır ve kozmetik ürün setine ait bilgiler girilir.

Sistem’e eklenecek her kozmetik ürün setinin barkod numarası olması gerekmektedir. Set
içerisine eklenecek kozmetik ürünlerin daha öncesinde sisteme eklenmiş ve İdare tarafından incelenmiş olması gerekmektedir.

Ürün Takip Sisteminde Başvuru İşlemleri

Sisteme eklenen kozmetik ürünlerin yine sistem üzerinden başvuru işleminin
tamamlanması gerekmektedir. Yeni bir başvuru oluşturmak için yine Kozmetik Ürün
sekmesinden Ürün Başvurusu İşlemleri’ni seçiyoruz. Açılan pencerede Kozmetik Başvurularını Listele Ekranı görüntülenir. Kozmetik Başvurularını Listele Ekranı’nda daha önceden oluşturulan kozmetik ürün başvurularını görebiliriz.

Kozmetik başvurusu oluşturmak için Ürün Başvurusu Oluştur düğmesine tıklanır ve Kozmetik Ürün Başvurusu Oluştur Penceresi görüntülenir. Başvurusu tamamlanacak ürün ile ilgili olarak açılan ekranda piyasaya ilk kez arz başvurusu mu yoksa piyasada mevcut ürün başvurusu mu olduğu seçilir ve Ürün Ekle düğmesiyle piyasaya arz edilecek ürünler seçilir.

Bir başvuruda en fazla 5 adet kozmetik ürün için işlem yapılabilir.

Başvurunun oluşturulması aşamasında firma ya da Sorumlu Teknik Elamanın e-imzası ile
başvurusu imzalanır.

Başvurular imzalandıktan sonra başvuru geri alınamaz, silinemez ve başvuru içerisinde yer alan kozmetik ürünler üzerinde güncelleme yapılamaz.

Kozmetik ürün başvurusu İdare tarafından incelenip Sistem üzerinden incelendiği
belirtildiğinde, kozmetik ürün başvurusu ile incelenmek üzere gönderilen kozmetik ürünler Kozmetik \ Kozmetik Ürün İşlemleri bağlantısına tıklanmasının ardından görüntülenen Kozmetik Ürünlerimi Listele Ekranı‘ nda Evrak İnceleme Sonlandırıldı durumda listelenir.

ÜTS’ de başvurusunu tamamladığımız ürünümüzün EBS’ de bildirimi işlemi yapılır. ÜTS’ de
başvuru tamamlandıktan sonra sistem bize Kozmetik Ürün Formu adında başvurusu yapılan ürünlerin liste şeklinde yer aldığı e-imza ile imzalanan bir form verir. EBS’ de ise zaman damgası ayarlı şekilde Standart Dilekçe ve Kozmetik Ürün Formu sisteme yüklenir. İşlem tamamlandığında EBS bize bir İşlem Takip Numarası verir ve bu İşlem Takip Numarası bir yere kaydedilir.

Sistem üzerinden yapılan bildirim işlemimizde bu şekilde tamamlanmıştır.

Ve nihai sonuç olarak sistemin bize verdiği bu İşlem Takip Numarası Standart Dilekçemizde ilgili yere yazılır ve Sorumlu Teknik Eleman ya da Firma Yetkilisi tarafından
imzalanarak Kozmetik Ürün Formu ile birlikte matbu olarak Sağlık Bakanlığı’ na gönderilir.

Şimdi Bakanlığın başvurusunu yaptığımız ürünlerle ilgili dönüşünü bekleme zamanı.

Kimyager Gamze Hatun Başar
Pimgrup Proje Uzman Yardımcısı

Ürün Takip Sistemi (ÜTS) hakkında daha detaylı bilgi almak için buraya tıklayınız.